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Sistema de gestión para comercios, servicios técnicos y talleres

ACUERDO DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Datos de las partes

Cláusula 1. Objeto, naturaleza y duración del tratamiento

El presente Acuerdo es el contrato de encargo de tratamiento que exige el artículo 15 bis de la Ley N.º 19.628. Regula el tratamiento de datos personales que Zervia SpA («Zervia» o el «Encargado») realiza por cuenta y bajo las instrucciones del negocio cliente (el «Responsable»), en el marco del servicio de software de gestión Zervia. El vencimiento sin renovación de la licencia de uso de la plataforma que otorga la suscripción (la «licencia»), una vez transcurridos los cinco días corridos de gracia durante los cuales la plataforma muestra en la cuenta los días que quedan, es el «corte». El corte suspende el uso de la plataforma: todas sus pantallas quedan bloqueadas salvo la de Configuración, y el Responsable conserva la posibilidad de renovar la suscripción, aceptar los documentos legales vigentes, descargar sus datos, terminar la suscripción y pedir o cancelar la eliminación. Si la licencia no se renueva, el corte da lugar a la eliminación automática de la Cláusula 8. Si el contrato de servicio termina por otra causa, la licencia vence en la fecha del término. Este Acuerdo rige hasta la eliminación efectiva de los datos conforme a la Cláusula 8, aunque antes haya terminado el contrato de servicio o se haya producido el corte, y subsiste después en lo que indica la Cláusula 10.

Las referencias a artículos son a la Ley N.º 19.628 con el texto que le da la Ley N.º 21.719, y las partes se obligan a cumplir esas disposiciones desde la aceptación de este Acuerdo, aunque la Ley N.º 21.719 entre en vigencia después. Mientras ello no ocurra: a) rige además la Ley N.º 19.628 en su texto actual, que prevalece en lo que sea más exigente, en especial el plazo de dos días hábiles para pronunciarse sobre las solicitudes de los titulares y el recurso ante el juez de letras en lo civil de su artículo 16; y b) los reportes y comunicaciones a la Agencia de Protección de Datos Personales (la «Agencia»), y el aviso al titular sobre la reclamación ante ella, sólo son exigibles respecto de las vulneraciones, solicitudes y rechazos ocurridos desde la entrada en vigencia de la Ley N.º 21.719.

Los datos tratados por mandato corresponden a información de los clientes finales del Responsable, de su propio personal y de sus proveedores que sean personas naturales, registrada por ese personal en la plataforma. Los datos de la cuenta del Responsable (identificación, contacto y facturación de la empresa cliente, y el cobro de la suscripción a través de la pasarela Flow) los trata Zervia como responsable propio, bajo su Política de Privacidad y no bajo este Acuerdo. No obstante, Zervia aplica también a esos datos las medidas de la Cláusula 7 y el aviso al Responsable del párrafo primero de la Cláusula 9; respecto de ellos, los reportes y comunicaciones del artículo 14 sexies son de cargo de Zervia.

Cláusula 2. Categorías de titulares, categorías de datos y finalidades

Categorías de titulares (en adelante, los «titulares»). (a) Los clientes finales del Responsable, personas naturales o representantes de empresas atendidas. (b) El personal del Responsable (usuarios autorizados y personas invitadas a serlo): nombre, correo y rol, y, para quien no tiene correo propio, el usuario interno que le crea el administrador, con una dirección de Zervia sin buzón y una contraseña que el administrador fija y puede cambiar; la actuación que queda en el registro de auditoría del negocio (usuario, rol, acción, detalle y fecha); el porcentaje de comisión que el Responsable le asigne y los reportes de comisiones y de productividad que lo nombran; el arqueo de los turnos de caja que abre o cierra (montos esperado y contado, y su diferencia); y la identificación de quien registra cada venta, cobro, abono, movimiento de caja o de inventario, compra y cotización, y del técnico asignado a cada orden. La dirección IP desde la que opera se usa para los límites de uso; el servicio de autenticación la guarda, junto con el navegador, en el registro de cada sesión mientras ésta exista, y puede constar en los registros técnicos de los subencargados (Cláusula 6). La plataforma la registra además cuando el dueño de la cuenta acepta los documentos legales (Cláusula 13). (c) Los proveedores del Responsable que sean personas naturales: nombre, RUT, teléfono, correo, notas y sus órdenes de compra. Respecto del personal y de los proveedores, el Responsable atiende sus derechos con las funciones de edición de la plataforma y canaliza hacia Zervia lo que exceda de ellas (Cláusula 3).

Categorías de datos de los clientes finales:

• Identificación: nombre completo, RUT o documento de identidad; para clientes empresa, razón social, giro, dirección y comuna (emisión de documentos tributarios).
• Contacto: número de teléfono, correo electrónico y dirección.
• Datos del servicio: marca, modelo, IMEI o número de serie del equipo; patente, kilometraje e historial del vehículo; descripción del problema y diagnóstico; lista de verificación y, en las órdenes ingresadas hasta el 27 de julio de 2026, inclusive, firma de recepción en pantalla; fotografías del equipo u orden, que la plataforma elimina en su limpieza automática diaria a partir de los 30 días corridos desde su carga (Cláusula 8); estado, costo y forma de pago.
• Datos de acceso al equipo: clave o patrón de desbloqueo entregado voluntariamente por el cliente final para ejecutar el servicio. El sistema lo elimina al entregar el equipo (entrega, cobro con entrega o cierre de garantía) y en toda supresión de la ficha; un equipo que nunca se retira lo conserva mientras su orden siga abierta.
• Datos comerciales: saldos, abonos y deuda del cliente en la cuenta del negocio (crédito o «fiado»), el límite de crédito que el Responsable le asigne y la fecha del último recordatorio de cobro; la etiqueta de clasificación que el personal le asigne entre las que ofrece la plataforma (vip, frecuente, mayorista o moroso); y los documentos tributarios emitidos a su nombre.
• Datos de conexión: la dirección IP de quien abre las páginas públicas de seguimiento o cotización o la tienda web del Responsable, que se usa para la seguridad y los límites de uso y que recibe también el proveedor de almacenamiento cuando el navegador le pide las imágenes (Cláusula 6); y la dirección IP y el agente de usuario desde los que el cliente final aprueba una cotización en la página pública, que se guardan en la cotización como constancia de la aprobación y se eliminan con la supresión de su ficha. Si la cotización no quedó vinculada a la ficha, la supresión sólo la alcanza cuando su nombre coincide sin ambigüedad con el nombre vigente del titular y su teléfono con el de su ficha o el de una ficha fusionada con ella; en los demás casos, el Responsable puede pedir a Zervia que elimine esa dirección IP y ese agente de usuario, conforme a la Cláusula 3 (Cláusula 5).

Finalidades exclusivas: gestión de órdenes de servicio y ventas; registro y seguimiento de clientes; emisión de presupuestos, comprobantes y documentos tributarios y, cuando el Responsable emite con el sistema de facturación propio de Zervia, la publicación de sus boletas en www.zervia.cl, que el SII exige durante al menos tres meses y que Zervia mantiene durante seis, con los datos impresos en cada una (el RUT y el nombre o razón social del cliente final, sólo si la boleta los lleva, impresos a la vista o dentro de su timbre electrónico); comunicación con el cliente final sobre el estado de su equipo o vehículo (correo, WhatsApp y página pública de seguimiento con enlace tokenizado); reportes de gestión para el Responsable; atención de los derechos de los titulares (Cláusula 5); la seguridad de la plataforma y el control de sus límites de uso (Cláusulas 6 y 7); y las funciones de asistencia con inteligencia artificial (sugerencia de diagnóstico y de precio, redacción de mensajes al cliente, apoyo al cierre de caja y un copiloto conversacional para el personal, que responde consultas y prepara acciones que el usuario confirma), cuyo proveedor y datos se detallan en la Cláusula 6.

Cláusula 3. Obligaciones del Encargado (Zervia)

• Tratar los datos únicamente según las instrucciones del Responsable y para las finalidades de la Cláusula 2, sin usarlos para fines propios.
• Asegurar que el personal autorizado a tratar datos esté sujeto al deber de confidencialidad del artículo 14 bis, aplicable al Encargado por el artículo 15 bis, que Zervia extiende contractualmente a su personal después de terminada la relación con él, sin plazo.
• Adoptar las medidas técnicas y organizativas de la Cláusula 7 y acreditar su cumplimiento ante el Responsable en la forma, los plazos y la periodicidad de la Cláusula 14.
• No ceder, comunicar ni delegar el tratamiento a terceros, salvo obligación legal, instrucción expresa del Responsable o los subencargados nominados en la Cláusula 6, que el Responsable autoriza de forma específica y por escrito al aceptar este Acuerdo.
• Informar al Responsable de toda vulneración de seguridad que afecte los datos tratados dentro de las 24 horas siguientes a confirmarla, con la información disponible en ese momento (Cláusula 9).
• Apoyar al Responsable en la atención de los derechos de los titulares (Cláusula 5) y en sus deberes de seguridad e información ante la Agencia, en lo que dependa de la plataforma. Las solicitudes de derechos que el Responsable canalice por escrito a contacto@zervia.cl no requieren la aceptación de la letra (d) del párrafo «Instrucciones documentadas», ni la aceptación de una versión nueva de este Acuerdo, ni el pago o la renovación de la licencia, y no tienen costo; Zervia las ejecuta, o informa fundadamente por qué no es técnicamente posible, dentro de 5 días hábiles y, mientras rija el plazo de dos días hábiles del texto actual de la ley (Cláusula 1, letra a), dentro de 1 día hábil. Tratándose del bloqueo, mientras la licencia no esté cortada el Responsable cuenta con la función correspondiente en la plataforma y no requiere intervención de Zervia: el plazo del artículo 11 es de su cargo; si por la pausa de la Cláusula 12 ningún usuario suyo puede ejecutarlo y lo canaliza a Zervia, ésta lo atiende dentro de 1 día hábil. Con la licencia cortada la ficha del cliente no es accesible desde la interfaz de la plataforma, y Zervia atiende dentro de 1 día hábil las solicitudes de derechos, incluido el bloqueo, que el Responsable le canalice.
• Suprimir o devolver los datos al término del contrato conforme a la Cláusula 8.
• Mantener un registro de las actividades de tratamiento efectuadas por cuenta del Responsable mientras la ley o una instrucción general de la Agencia lo exijan; a esta fecha la ley no lo exige al sector privado.

Instrucciones documentadas. Constituyen instrucciones del Responsable, y sólo ellas: (a) este Acuerdo y sus Anexos; (b) la configuración y los parámetros que el Responsable define en la plataforma; (c) las operaciones que su personal autorizado ejecuta en ella; y (d) las instrucciones adicionales que el Responsable comunique por escrito a contacto@zervia.cl y que Zervia acepte también por escrito. Zervia no está obligada a ejecutar instrucciones adicionales que requieran desarrollo y puede condicionarlas a un presupuesto.

Instrucciones contrarias a la ley. Si Zervia estima que una instrucción del Responsable infringe la Ley N.º 19.628 o sus normas complementarias, se lo informará por escrito sin demora y suspenderá su ejecución mientras se aclara su licitud. La sola reiteración o confirmación del Responsable no habilita una instrucción ilícita: Zervia la ejecuta únicamente si el Responsable la modifica o aporta antecedentes suficientes que permitan establecer su licitud. Si el impedimento persiste y afecta la prestación del servicio, Zervia podrá terminar el contrato de servicio con treinta días de aviso, devolviendo la proporción no consumida de la licencia; entretanto no ejecuta la instrucción objetada, y los datos se tratan después según la Cláusula 8, rigiendo este Acuerdo hasta su eliminación (Cláusula 10). Ninguna indemnidad de este Acuerdo excluye las responsabilidades que la ley imponga directamente a Zervia frente a los titulares y la Agencia.

Cláusula 4. Obligaciones del Responsable (negocio cliente)

• Recopilar los datos de sus clientes finales con una base de licitud válida (ejecución del contrato que el Responsable celebra con el titular, consentimiento u otra prevista en la ley). Mientras rija el texto actual de la Ley N.º 19.628 (Cláusula 1, letra a), si el tratamiento no está autorizado por una disposición legal ni cae en las excepciones de su artículo 4, la base es la autorización expresa del titular, que debe constar por escrito y darse después de informarle debidamente el propósito del almacenamiento de sus datos y su posible comunicación al público.
• Informar a sus clientes finales sobre el tratamiento, incluyendo el uso de Zervia como herramienta, los canales de comunicación empleados (correo, WhatsApp, seguimiento en línea) y la existencia de transferencias internacionales (artículo 14 ter, letra h). Zervia le entrega para eso el texto del Anexo II.
• Usar la plataforma sólo para las finalidades de este Acuerdo y mantener la confidencialidad de sus credenciales. Zervia recomienda activar la verificación en dos pasos para los administradores.
• No ingresar datos identificatorios del cliente final (nombre, RUT, teléfono, correo, dirección, patente) ni datos sensibles en la descripción de la falla, el diagnóstico, las notas internas, las notas del vehículo, el detalle de las cotizaciones ni el detalle de los movimientos de caja, y en la conversación con el copiloto limitarse al nombre del cliente cuando necesite buscarlo o nombrarlo, e instruir a su personal en ese sentido: la falla, el diagnóstico y la conversación con el copiloto viajan al proveedor de inteligencia artificial tal como se escriben (Cláusula 6), y esos textos no se depuran al suprimir la ficha (Cláusula 5). No registrar datos sensibles (salud, biometría, situación socioeconómica, entre otros) salvo que sean indispensables para el servicio y el titular haya consentido expresamente en su tratamiento, o concurra otra de las excepciones del artículo 16; los saldos y deudas del crédito y la etiqueta «moroso» se tratan conforme a las reglas de la ley sobre datos relativos a obligaciones de carácter económico, financiero, bancario o comercial y, en caso de vulneración, conforme a la Cláusula 9. La calificación jurídica de los datos que el Responsable decida registrar es de su cargo.
• Atender directamente las solicitudes de derechos de sus clientes finales (artículo 10) usando las funciones de la plataforma, y canalizar hacia Zervia sólo lo que exceda de ellas.
• Tratar los datos de niños, niñas y adolescentes atendiendo a su interés superior y al respeto de su autonomía progresiva, y no registrar datos de niños o niñas menores de catorce años sin el consentimiento de sus padres, representantes legales o de quien tenga a su cargo su cuidado personal, ni datos sensibles de adolescentes menores de dieciséis años sin ese mismo consentimiento, salvo que la ley expresamente lo autorice o mande (artículo 16 quáter). La plataforma no verifica la edad de los titulares ni recaba ese consentimiento: obtenerlo, registrarlo y acreditarlo es de cargo exclusivo del Responsable.
• Informar a los titulares del uso de WhatsApp: los mensajes que la plataforma prepara se envían desde el WhatsApp del propio Responsable, canal que es herramienta suya y de su exclusiva responsabilidad.

Cláusula 5. Derechos de los titulares

Los clientes finales ejercen ante el Responsable sus derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, portabilidad y bloqueo (artículos 4 a 9 de la ley). El Responsable es el punto de contacto del titular y el plazo legal de respuesta es de su cargo: desde la entrada en vigencia de la Ley N.º 21.719, 30 días corridos, prorrogables por una sola vez hasta por otros 30 (artículo 11), y 2 días hábiles para el bloqueo; antes de esa fecha, el de la Cláusula 1, letra a). El registro de auditoría de la plataforma acredita la ejecución de la operación sobre los datos, pero no la respuesta al titular: es de cargo del Responsable acusar recibo, responder por escrito al domicilio o correo que el titular fije, conservar los respaldos que acrediten la remisión, su fecha y el contenido íntegro de la respuesta, fundar toda denegación e informar al titular, en esa misma oportunidad, que dispone de treinta días hábiles para reclamar ante la Agencia (artículo 11). Si prorroga el plazo, el Responsable se obliga además a avisarlo al titular antes de su vencimiento. El personal del Responsable ejerce ante él sus derechos sobre el registro de auditoría; Zervia entrega esa información a solicitud. El ejercicio de estos derechos no depende de que el Responsable haya aceptado la versión vigente de este Acuerdo ni de que su licencia esté pagada o vigente: durante la pausa de la Cláusula 12 la supresión, la oposición y el bloqueo siguen disponibles en la plataforma para el personal del Responsable según su rol, salvo para el dueño de la cuenta (Cláusula 12), y lo que no pueda ejecutarse en ella, en pausa o con la licencia cortada (Cláusula 1), el Responsable lo canaliza a Zervia conforme a la Cláusula 3, que lo atiende mientras existan los datos.

La plataforma provee al Responsable, para cada derecho:

• Acceso y portabilidad: desde la ficha del cliente, el perfil administrador descarga con el botón «Exportar datos» un único archivo JSON con los datos personales del titular, su historial de órdenes, sus compras de mostrador, su cuenta corriente, sus cotizaciones (con la dirección IP y el agente de usuario desde los que aprobó cada una en el enlace público, si lo hizo), sus devoluciones, sus seguimientos, la recepción de cada una de sus órdenes (la lista de verificación con sus observaciones, la firma de recepción, si la hay, y la constancia de si se conserva una clave de desbloqueo, sin su valor) y los documentos tributarios con su RUT como receptor o que documentan sus compras u órdenes, cualquiera sea su estado, éstos con la nota de que se conservan seis años por obligación tributaria y no se eliminan al suprimir la ficha. Las cotizaciones que no quedaron vinculadas a una ficha se incluyen sólo cuando su nombre coincide sin ambigüedad con el nombre vigente del titular y su teléfono con el de su ficha o el de una ficha fusionada con ella; si no es así y hay cotizaciones con ese nombre, el archivo lo advierte y no las incluye. Un RUT de dígitos repetidos, como los genéricos que se usan para clientes sin identificar, no sirve para atribuirle documentos tributarios. El archivo no incluye, entre otros datos, la ficha del vehículo (año, kilometraje, VIN, número de motor, color, combustible y notas), las notas internas de sus órdenes, los abonos a éstas, las fotografías ni el valor de la clave de desbloqueo; la marca, el modelo y la patente del vehículo figuran sólo como datos del equipo en el historial de órdenes y en la descripción de las cotizaciones. Cada descarga queda registrada en el registro de auditoría del negocio. Además, el administrador puede descargar las tablas del negocio en un archivo ZIP con CSV, sin imágenes ni firmas, sin las fichas bloqueadas (viñeta «Bloqueo») y sin las tablas de configuración técnica (credenciales de facturación electrónica, licencia, claves de control de operaciones duplicadas e invitaciones); si una tabla supera las 50.000 filas, sale cortada, con aviso en el propio archivo, y Zervia entrega el resto a pedido escrito a contacto@zervia.cl dentro de 5 días hábiles. Ese archivo, con el resto que corresponda, es la «exportación completa» a que se refiere este Acuerdo. La copia previa a eliminar la cuenta o dejarla en cero, que el administrador descarga en Configuración, es ese mismo archivo con las fichas bloqueadas incluidas y marcadas como tales. Para completar la respuesta al titular, el Responsable obtiene en la exportación ZIP, en los registros que lo mencionan, los datos que el archivo JSON no trae, y puede pedir a Zervia, conforme a la Cláusula 3, copia de las fotografías que aún existan y de la clave de desbloqueo que aún se conserve, que ninguno de los dos archivos incluye; en el registro de auditoría de esa exportación, los correos y los números de celular chilenos aparecen reemplazados. Ambos formatos son estructurados, genéricos y de uso común (artículo 9). La plataforma entrega la exportación en todo caso; determinar si el derecho a la portabilidad procede (tratamiento automatizado y basado en el consentimiento) corresponde al Responsable.
• Rectificación: edición directa, desde el listado de clientes (perfil administrador), del nombre, RUT, teléfono y correo del titular y de sus datos de facturación (razón social, giro, dirección y comuna), con constancia en auditoría de cada corrección.
• Supresión: eliminación irreversible de los datos identificatorios y de contacto del titular en su ficha y en los registros ligados (ventas, devoluciones, cotizaciones, cuenta corriente y órdenes: firma, clave de desbloqueo y observaciones), manteniendo el registro contable; sus cotizaciones pendientes, las de su ficha y las que se le atribuyen por nombre y teléfono, quedan anuladas, y el enlace público ya no las aprueba; si el titular no tiene equipos, órdenes de servicio ni movimientos de crédito registrados, se elimina además su ficha. Mientras el titular tenga saldo de crédito pendiente, la plataforma no ejecuta la supresión; cómo responder la solicitud en ese caso es de cargo del Responsable. La operación exige constancia en auditoría y no se ejecuta sin ella. Se conservan: la ficha del vehículo (patente, marca, modelo, VIN, número de motor, color, combustible, año, kilometraje, intervalos de mantención y notas); el receptor dentro de cada documento tributario, emitido o no (los emitidos, por 6 años, Código Tributario); el IMEI o número de serie del equipo; la descripción del equipo y el detalle de las cotizaciones; las fotografías de sus órdenes, hasta la limpieza de la Cláusula 8; el nombre escrito a mano en las ventas sin ficha y en sus devoluciones; cuando el nombre del titular lo comparte otra ficha o es demasiado corto para atribuirlo, ese nombre en las líneas de caja de sus abonos y en el registro de las cotizaciones ya eliminadas, de lo que la plataforma deja constancia en auditoría; y los textos libres (falla, diagnóstico, notas internas, notas del vehículo y detalle de los movimientos de caja escrito a mano), que el sistema no puede depurar y que por eso no deben contener datos identificatorios (Cláusula 4). Como esos datos conservados pueden permitir identificar al titular, el resultado no es una anonimización en el sentido del artículo 2 de la ley; corresponde al Responsable resolver si su conservación procede frente a la solicitud y, si resuelve que no procede, puede pedir a Zervia, conforme a la Cláusula 3, que elimine los que puedan eliminarse sin alterar el registro contable ni los documentos tributarios emitidos. Los datos suprimidos subsisten en las copias de respaldo hasta su expiración (Cláusula 8).
• Oposición: marca del cliente que lo excluye de la bandeja de seguimientos y recordatorios de mantención y post-entrega. No desactiva el aviso de equipo listo de una orden en curso ni la gestión de cobro de una deuda vigente.
• Bloqueo (artículos 8 ter y 11): función dedicada. La ficha se marca como bloqueada con motivo; mientras dura, la plataforma rechaza las operaciones nuevas sobre el titular, lo excluye del listado de clientes, de la búsqueda del copiloto, del aviso de equipo listo y de la ficha en la exportación de portabilidad (la copia previa a eliminar la cuenta o dejarla en cero sí la trae, marcada como bloqueada), y conserva el almacenamiento intacto: sus órdenes, ventas y demás registros siguen existiendo. La fecha y hora de la marca quedan en auditoría como prueba de la fecha del bloqueo, y el desbloqueo también queda registrado. Dos límites que el Responsable debe conocer: (i) recibida la solicitud, el artículo 11 le da dos días hábiles para responder y, mientras no la resuelva, no puede tratar los datos comprendidos en el requerimiento; el rechazo debe ser fundado y comunicarse además en forma electrónica a la Agencia; (ii) la marca de la plataforma deja pasar las operaciones necesarias para cerrar un servicio ya en curso (entre ellas, avanzar el estado de una orden abierta y registrar su diagnóstico, precio, técnico, fecha prometida y fotografías; cobrar, finalizar, entregar, cerrar garantía y devolver; y recibir o devolver abonos) y mantiene la ficha visible en el panel de cobranza mientras haya deuda, de modo que el Responsable debe abstenerse de usarlas mientras el bloqueo esté vigente. Zervia informa esta conducta del sistema; su uso conforme a la ley es de cargo del Responsable.
• Gratuidad y transmisión directa: Zervia no cobra al Responsable por las funciones que permiten atender estos derechos, que están incluidas en todos los planes. La rectificación, la supresión y la oposición son siempre gratuitas para el titular, y el acceso lo es al menos una vez por trimestre; el Responsable sólo puede cobrar los costos directos en que incurra cuando el titular ejerza el acceso o la portabilidad más de una vez en el trimestre (artículo 10). Mientras no entre en vigencia la Ley N.º 21.719, el acceso, la rectificación y la supresión son siempre gratuitos, y el Responsable entrega sin costo al titular que lo pida copia del registro alterado en la parte pertinente (artículo 12 del texto actual; Cláusula 1, letra a). Si el titular pide que sus datos se transmitan directamente a otro responsable y ello es técnicamente posible (artículo 9), el Responsable puede emplear la exportación en formato JSON; Zervia no realiza transmisiones directas entre responsables.

Cláusula 6. Subencargados, transferencias internacionales y herramientas del navegador

El Responsable autoriza de manera específica y por escrito, mediante la aceptación de este Acuerdo, a los siguientes subencargados y sólo a ellos (artículo 15 bis). Incorporar o sustituir uno exige una versión nueva de este Acuerdo y su nueva aceptación; el Responsable que no la acepte puede descargar su exportación completa y terminar el contrato de servicio conforme a los Términos y Condiciones, y sus datos se tratan entonces según la Cláusula 8. Zervia contrata a cada subencargado bajo los términos de tratamiento de datos que éste incorpora a su contrato de servicio o que Zervia acepta expresamente en su cuenta (su «DPA»), que lo obligan, en lo sustancial, a tratar los datos sólo por instrucción de Zervia, mantener la confidencialidad de su personal, aplicar medidas de seguridad, subcontratar sólo con autorización general previa y aviso, notificar las vulneraciones y suprimir o devolver los datos al término del servicio; no todos fijan un plazo para suprimirlos de sus propias copias de respaldo. Salvedades: el DPA de Cloudflare se aplica, según su acuerdo de suscripción, sólo a los datos personales de interesados de la Unión Europea, el Reino Unido y Suiza y a la información personal regida por la ley de California, y el de Sentry sólo a los datos protegidos por la normativa europea o por leyes de Estados Unidos, de modo que para los datos de titulares chilenos rige en ambos el compromiso general de seguridad de sus términos; y con Haulmer, Zervia suscribirá un contrato de encargo antes de habilitar la facturación electrónica a cualquier Responsable. Zervia responde solidariamente por los subencargados en los términos del artículo 15 bis.

Flow (pasarela de pago, Chile) recibe el nombre y el correo del dueño de la cuenta para el cobro de la suscripción; ese tratamiento es propio de Zervia (Cláusula 1) y se informa en la Política de Privacidad. Herramientas del navegador que no son subencargados de Zervia, pero que se informan: (a) los mensajes de WhatsApp se redactan en el navegador y se envían desde el WhatsApp del Responsable (Meta Platforms, Estados Unidos); (b) el dictado por voz del copiloto usa el reconocimiento de voz del propio navegador, que en Google Chrome procesa el audio en servidores de Google; el Responsable puede no usarlo.

Mecanismo de transferencia internacional. Los proveedores ubicados fuera de Chile implican transferencia internacional habitual de datos. Mientras la Agencia no declare países con nivel adecuado ni exista un mecanismo de certificación, la vía practicable para transferencias habituales es la letra b) del artículo 27: cláusulas contractuales u otros instrumentos jurídicos con garantías adecuadas, suscritos con quien recibe los datos, que otorguen a los titulares derechos exigibles y acciones legales efectivas (artículo 28). Los instrumentos jurídicos del artículo 27, letra b), respecto de cada subencargado son sus términos de tratamiento, que Zervia acepta al contratar su servicio. En su mayoría, esos términos no otorgan a estos titulares derechos exigibles directamente frente al subencargado, y las cláusulas contractuales tipo que incluyen están redactadas para las transferencias sujetas a la normativa europea. Son excepción los de Supabase, que declaran aplicables esas cláusulas tipo, adaptadas a la ley, la autoridad de control y los tribunales del país del exportador, cuando la ley de ese país exige un mecanismo de garantías y su autoridad no ha adoptado cláusulas propias, condición que Zervia entiende cumplida desde que rija la Ley N.º 21.719; y, en parte, los de Anthropic, que las incorporan en la medida en que lo exija la ley aplicable, aunque completadas con la ley y los tribunales de Irlanda. Por eso Zervia otorga en el Anexo I derechos exigibles en Chile frente a sí misma y garantías propias, que se suman a esos términos y no los sustituyen. Conforme al artículo 28, inciso final, corresponde al responsable de datos que efectuó la transferencia internacional acreditar ante la Agencia que ésta se practicó de conformidad con la ley; las partes reconocen que a los subencargados de esta Cláusula las transferencias las ejecuta materialmente Zervia, por cuenta del Responsable, y que esa acreditación descansa en el expediente que Zervia mantiene. En consecuencia, Zervia mantiene el expediente de transferencia internacional (instrumentos vigentes con cada subencargado, descripción de flujos, categorías de datos, ubicaciones y medidas de seguridad), lo entrega al Responsable a su solicitud dentro de diez días hábiles y lo asiste sin costo en cualquier requerimiento de la Agencia referido a esas transferencias. El Responsable conserva copia de este Acuerdo con su Anexo I.

Cláusula 7. Seguridad de los datos

Zervia se obliga a mantener medidas al menos equivalentes a las siguientes, verificadas en el sistema en producción, que podrá sustituir por otras de igual o mayor nivel:

• Cifrado en tránsito: HTTPS/TLS obligatorio entre navegador y servidor (HSTS de un año), y TLS con verificación estricta del certificado de la base de datos, mediante la autoridad certificadora del proveedor incluida en el sistema.
• Aislamiento entre negocios: las consultas que la plataforma hace sobre los datos de un negocio corren dentro de una transacción con un rol de base de datos sin privilegio para omitir las políticas de seguridad a nivel de fila (RLS) y con el identificador del negocio fijado en la sesión; las verificaciones de identidad, membresía, licencia, verificación en dos pasos y aceptación de documentos, el alta de negocios, algunas operaciones de la cuenta, como la baja de la suscripción, el panel de administración de Zervia y los trabajos en segundo plano del sistema (entre ellos, la emisión de documentos tributarios, la limpieza de fotografías y el control de la eliminación de cuentas) usan en cambio el rol del sistema; el borrado mismo de los datos de cada negocio corre con el rol sin privilegio y con el identificador del negocio fijado, y el historial de inventario lo vacía una función controlada que lee ese mismo identificador. Además, la aplicación filtra por negocio en cada operación. Las tablas con datos de los clientes finales aplican esas políticas por negocio; en las tablas de control de negocios y de membresías (esta última, con el nombre, el correo, el rol y la comisión del personal), el aislamiento descansa en el filtro de la aplicación. Las páginas públicas (seguimiento, cotización, vitrina) consultan por funciones controladas con filtro por negocio.
• Control de acceso por roles (administrador, técnico, cajero) con permisos diferenciados y verificación en el servidor para cada operación.
• Autenticación a cargo de Supabase Auth, con tokens de sesión temporales; las contraseñas se almacenan sólo como hash. Los tokens se guardan en caché sólo como hash SHA-256 durante 60 segundos.
• Verificación en dos pasos (TOTP) para los administradores, que la activan desde la configuración del negocio o al iniciar sesión cuando el negocio la exige. Se exige siempre a la cuenta que la tiene activada, cualquiera sea el rol con que opere, y a todos los administradores del negocio que la exige. Cuando se exige, cubre todas las operaciones de escritura y estas lecturas masivas de datos personales: el listado de clientes, la cartera de deudores, la bandeja de seguimientos, el registro de auditoría, la exportación, la copia previa a eliminar la cuenta o dejarla en cero, y el respaldo. El administrador que aún no inscribió su factor lo inscribe al iniciar sesión; sin él no puede desactivar la exigencia. El código se pide al iniciar sesión, y la opción «recordar este dispositivo» no evita que se pida en el inicio de sesión siguiente.
• Auditoría: las acciones sobre derechos de titulares (acceso, rectificación, supresión, bloqueo, desbloqueo, oposición) se registran con usuario, rol y fecha y no pueden ejecutarse sin dejar ese registro; la exportación, el respaldo y la eliminación de cuenta también quedan registrados. Existe un contador de lecturas de datos personales por negocio.
• Fotografías de las órdenes en almacenamiento privado, servidas mediante URLs firmadas de 5 minutos: un enlace filtrado caduca solo. Las imágenes de la tienda web se publican con URLs públicas.
• Egreso controlado: los destinos externos a los que la aplicación puede enviar datos están declarados en el código, y un control automático exige declarar todo destino nuevo que aparezca en la capa de aplicación o en la política de seguridad del navegador.
• Credenciales del Responsable para la facturación electrónica cifradas en reposo (AES-256-GCM). Límites de uso por dirección IP, por negocio y por usuario. Copia de respaldo diaria y completa de la base de datos (Cláusula 6), cifrada desde octubre de 2026 antes de salir del servidor, con una llave cuya parte privada sólo tiene Zervia; las anteriores, sin cifrar, vencen a más tardar a los 35 días de su fecha. Exportación de las tablas del negocio (Cláusula 5) disponible para el administrador del Responsable mientras existan los datos, incluso con la licencia cortada y hasta la eliminación prevista en la Cláusula 8 (con verificación en dos pasos cuando se le exija).

Cláusula 8. Conservación, término y eliminación

Los datos se conservan mientras esté vigente el contrato de servicio y, después, hasta su eliminación. El Encargado los suprime por alguna de estas dos vías:

• Eliminación a pedido del Responsable («Eliminar mi cuenta»), que sólo puede pedir el dueño de la cuenta, en cualquier momento, antes o después del corte: la plataforma exige que se haya descargado la copia previa del negocio (Cláusula 5) dentro de las 24 horas previas, que no haya documentos tributarios en emisión y, con la licencia vigente, que las cajas estén cerradas, y programa la eliminación para 7 días después, plazo en el que puede revocarla; si ya está programada la eliminación automática, el pedido la hace suya: conserva la fecha de ésta si ya se le avisó al Responsable y cae antes de esos 7 días, y si no, se programa para 7 días después; desde entonces, renovar la licencia ya no la cancela, sino sólo revocarla, y si se revoca, la eliminación automática no se vuelve a programar para ese mismo corte. Cumplido el plazo, se eliminan todas las tablas del negocio, sus fotografías, las cuentas de sus usuarios que no pertenezcan a otro negocio y, si es el último negocio de su dueño en Zervia, el cliente de éste en la pasarela de pago. Zervia conserva: el registro de la eliminación (identificadores del negocio y, si la pidió el Responsable, del usuario que lo hizo; fechas y conteos por tabla); el registro de aceptación de los documentos legales (usuario, documento, versión, fecha, dirección IP y agente de usuario), como prueba del contrato; el registro de pagos de la suscripción; y las copias de respaldo que contengan los datos eliminados, hasta que expiren conforme al párrafo «Ejecución y copias de respaldo» de esta Cláusula.
• Eliminación automática sin pedido: si se produce el corte y el Responsable no renueva la licencia ni pide la eliminación, Zervia elimina sus datos, con el mismo alcance y las mismas conservaciones de la vía anterior, una vez transcurridos 90 días desde el corte, avisándole por correo con al menos 30 días de anticipación y de nuevo 7 días antes, y manteniendo la exportación disponible hasta ese día, salvo instrucción expresa del Responsable o un deber legal de conservación que recaiga sobre Zervia. Si al cumplirse ese plazo el negocio tiene documentos tributarios electrónicos que el Responsable no ha descargado en una exportación completa posterior al último de ellos, la eliminación no se ejecuta: queda retenida hasta que los descargue, y Zervia se comunica con el Responsable para resolverlo. Si el Responsable cancela esa eliminación sin renovar la licencia, la cancelación es su instrucción expresa de conservar los datos: Zervia los conserva bajo este Acuerdo, con el uso limitado de la Cláusula 1, hasta que el Responsable renueve la licencia o pida la eliminación, y la eliminación automática no se vuelve a programar para ese mismo corte.

Fotografías. Se eliminan en la limpieza automática diaria del sistema a partir de los 30 días corridos desde su carga. El Responsable acepta ese plazo como instrucción de conservación propia y es de su cargo guardar, antes de marcar la orden como entregada o de que cumplan 30 días, lo que ocurra primero, las fotografías que necesite conservar como respaldo probatorio: desde la galería de cada orden activa, cada fotografía se abre en una pestaña nueva, desde donde el navegador permite guardarla. Las fotografías que se suben desde la plataforma se recomprimen en el navegador antes de enviarse, de modo que no se almacena el archivo original. La exportación en formato ZIP no las incluye; mientras no se hayan eliminado, el Responsable puede pedirlas a contacto@zervia.cl, y Zervia resguarda las que aún existan cuando procese la solicitud, a más tardar el día hábil siguiente a su recepción, y las entrega dentro de 5 días hábiles, o en el plazo de la Cláusula 3 si las pide para atender un derecho del titular. Zervia no responde de la pérdida de valor probatorio derivada de esta eliminación.

Documentos tributarios. Los emitidos por cuenta del Responsable no se eliminan con la supresión de una ficha (6 años, Código Tributario), pero sí se eliminan con la cuenta, por cualquiera de las dos vías: la exportación completa incluye su registro, y su conservación por 6 años es de cargo exclusivo del Responsable.

Ejecución y copias de respaldo. Cumplido el plazo, la eliminación de los datos en la base de datos se ejecuta de una sola vez, en una única transacción, en la siguiente pasada horaria del sistema. Si en ese momento hay documentos tributarios en emisión, o cajas abiertas mientras la licencia no esté cortada, la eliminación se posterga y se reintenta cada hora hasta que se resuelvan, y Zervia coordina con el Responsable su resolución; con la licencia cortada, una caja abierta no impide la eliminación y se elimina con los demás datos. En la eliminación a pedido, si en ese momento el negocio tiene documentos tributarios electrónicos que el Responsable no ha descargado en una exportación completa posterior al último de ellos, la eliminación también se posterga: la plataforma se lo avisa en pantalla y por correo, y la eliminación se ejecuta en la pasada horaria siguiente a esa descarga. Las fotografías, las cuentas de usuario y el cliente en la pasarela de pago se eliminan a continuación, con reintentos automáticos durante 24 horas; lo que no pueda eliminarse en ese plazo, Zervia lo elimina directamente, o gestiona su eliminación con la pasarela, dentro de los 5 días hábiles siguientes. Las copias de respaldo que contenían los datos subsisten hasta su expiración: las de Zervia, a más tardar a los 35 días corridos desde la fecha de cada copia, y las que mantienen el proveedor de la base de datos y el de la caché, en los plazos de la Cláusula 6. Durante ese período los respaldos quedan sujetos a las medidas de la Cláusula 7 y no se usan para ninguna finalidad distinta de la restauración ante incidentes y de los ensayos con que Zervia verifica que las copias pueden restaurarse. En esos ensayos, Zervia descarga una copia a un equipo de trabajo con el disco cifrado y la restaura en una base de datos local de ese mismo equipo, para verificar que vuelve completa y operable comparando su estructura y el número de registros de sus tablas principales con los de producción. De cada ensayo quedan registrados su resultado, esos conteos y la estructura de la base, pero no el contenido de ningún registro; la copia descargada y la base restaurada se eliminan el mismo día, y los datos no se usan para ninguna otra finalidad. Si Zervia restaura una copia de respaldo, antes de reanudar el servicio vuelve a eliminar las cuentas cuya eliminación se haya ejecutado después de la fecha de esa copia, y avisa a los Responsables afectados para que vuelvan a aplicar las supresiones de fichas hechas después de esa fecha.

Certificado de eliminación. A solicitud escrita formulada hasta treinta días corridos después de la eliminación, Zervia entrega al Responsable, dentro de diez días hábiles, un certificado firmado que individualice la cuenta, la fecha de la eliminación, las tablas eliminadas con sus conteos y la fecha de expiración de la última copia de respaldo que los contenía.

Cláusula 9. Notificación de vulneraciones de seguridad

Detectada una vulneración de las medidas de seguridad que afecte datos tratados bajo este Acuerdo, Zervia la notificará al Responsable, al correo de su cuenta, dentro de las 24 horas siguientes a confirmarla, con la información disponible en ese momento: naturaleza, categorías y volumen aproximado de datos y titulares afectados, medidas adoptadas y punto de contacto, y la completará en cuanto la obtenga. El aviso inicial puede ser parcial y no constituye reconocimiento de responsabilidad. La ley obliga al encargado a reportar la vulneración al responsable sin fijar plazo (artículo 15 bis); Zervia se obliga a uno cierto.

El Responsable debe reportar a la Agencia, sin dilaciones indebidas, cuando exista un riesgo razonable para los derechos de los titulares (artículo 14 sexies), y comunicarlo además, en lenguaje claro y sencillo, a los titulares cuando la vulneración afecte datos sensibles, datos de niños y niñas menores de 14 años o datos relativos a obligaciones de carácter económico, financiero, bancario o comercial, como los saldos y deudas de la Cláusula 2. Si la notificación a cada titular no fuere posible, la ley exige hacerla mediante la difusión o publicación de un aviso en un medio de comunicación social masivo y de alcance nacional; entre las partes, su costo es del Responsable. Zervia cooperará en ambas comunicaciones y le entregará un modelo de aviso. Zervia mantiene un registro interno de las vulneraciones y de lo actuado.

Cláusula 10. Duración y subsistencia

Este Acuerdo rige desde su aceptación y hasta la eliminación efectiva de los datos conforme a la Cláusula 8, aunque antes haya terminado el contrato de servicio o se haya producido el corte (Cláusula 1). Después de esa eliminación subsisten: la confidencialidad de la Cláusula 3, sin plazo (artículo 14 bis); las obligaciones de seguridad de la Cláusula 7 y del Anexo I, hasta la expiración de la última copia de respaldo que contenga los datos; por doce meses contados desde la eliminación, la notificación de las vulneraciones que hayan afectado los datos mientras Zervia o sus subencargados los tenían y la cooperación de la Cláusula 9, la entrega del expediente y la asistencia de la Cláusula 6 y del Anexo I, la acreditación de la Cláusula 14 —salvo la información del registro de auditoría, que se elimina con la cuenta y que el Responsable debe obtener en su exportación— y el aviso de requerimientos de autoridad de la Cláusula 15; la entrega del certificado de eliminación de la Cláusula 8; y las Cláusulas 11 y 16.

Cláusula 11. Ley aplicable y jurisdicción

Se aplica la legislación chilena. Toda controversia entre las partes derivada de este Acuerdo se somete a los tribunales que fijan los Términos y Condiciones de Zervia (sección 11), que el Responsable acepta junto con este Acuerdo, sin perjuicio de la competencia que la ley otorgue al Responsable, como la del artículo noveno de la Ley N.º 20.416 para las micro y pequeñas empresas. Las acciones de los titulares se rigen por el Anexo I.

Cláusula 12. Modificaciones

Toda modificación constará por escrito en una versión nueva de este Acuerdo, publicada en zervia.cl. La versión nueva se presenta al Responsable al ingresar a la plataforma y se acepta marcando la casilla de la Cláusula 13. Mientras el Responsable no acepte la versión nueva, rige la que haya aceptado antes, si la hay, y la plataforma no permite registrar operaciones nuevas en su cuenta, salvo la supresión, la oposición y el bloqueo que pidan los titulares, la aprobación de cotizaciones que hagan los clientes finales desde el enlace público, las operaciones de salida (sacar a una persona del equipo, cambiarle el rol a uno distinto del de administrador, revocar una invitación, cerrar un turno de caja, registrar una devolución y anular una venta) y las operaciones de la cuenta que se indican a continuación; la rectificación exige aceptar antes la versión nueva. Mientras tanto, el dueño de la cuenta sólo accede a la aceptación y a la pantalla de Configuración, donde puede descargar sus datos, terminar o reanudar la suscripción, pedir o cancelar la eliminación e inscribir o usar su segundo factor; los demás usuarios pueden seguir consultando la plataforma y, según su rol, ejecutar esa supresión, oposición o bloqueo y esas operaciones de salida; y quien haya sido invitado puede aceptar su invitación. La pausa rige desde que la plataforma detecta la versión pendiente, lo que puede tardar hasta un minuto desde su publicación, y no se aplica a una operación si una falla técnica impide verificar la aceptación. El Responsable que no esté de acuerdo puede descargar su exportación completa y terminar el contrato de servicio conforme a los Términos y Condiciones; sus datos se tratan entonces según la Cláusula 8. La incorporación o sustitución de subencargados se rige por la Cláusula 6 y siempre exige nueva aceptación.

Cláusula 13. Aceptación electrónica

Este Acuerdo es uno de los documentos que se aceptan al crear la cuenta, junto con los Términos y Condiciones y la Política de Privacidad. Se entiende íntegramente aceptado cuando el dueño de la cuenta del Responsable marca la casilla de aceptación al crear la cuenta o al aceptar una versión nueva; la aceptación de una versión nueva vale, con su registro en cada uno, para todos los locales de los que es dueño, salvo en los que exigen la verificación en dos pasos cuando se aceptó sin ella, donde se acepta al entrar. Ese acto constituye manifestación de voluntad y firma electrónica en los términos del artículo 2, letra f), y con los efectos del artículo 3 de la Ley N.º 19.799. Las partes reconocen que se trata de firma electrónica simple, cuyo valor probatorio se rige por las reglas generales y descansa en los registros que Zervia conserva conforme a esta Cláusula.

Quien marca la casilla declara contar con facultades suficientes para actuar en representación del Responsable. Zervia registra, por cada aceptación: la cuenta y el usuario que aceptó, la fecha y hora, la versión del documento, la dirección IP y el agente de usuario, y entrega ese registro al Responsable a su solicitud. La versión vigente permanece publicada en zervia.cl y Zervia conserva el histórico de todas las versiones. En caso de conflicto entre este Acuerdo y los Términos y Condiciones o la Política de Privacidad, en materia de datos personales tratados por cuenta del Responsable prevalece este Acuerdo.

Las actualizaciones se comunican conforme a la Cláusula 12 y requieren nueva aceptación al ingresar a la plataforma.

Cláusula 14. Acreditación y auditoría

A solicitud escrita del Responsable, no más de una vez por año calendario salvo que medie un incidente de seguridad o un requerimiento de la Agencia, Zervia le entrega dentro de veinte días hábiles: un cuestionario de seguridad respondido; una descripción actualizada de las medidas de la Cláusula 7; copia de los informes de auditoría o certificaciones de sus subencargados que estén a su disposición; y la información del registro de auditoría de su cuenta.

El artículo 14 quinquies, inciso final, pone sobre el Responsable la carga de acreditar la existencia y el funcionamiento de las medidas de seguridad. Para ese efecto, Zervia le entrega, a su solicitud y dentro de veinte días hábiles, una declaración escrita sobre la existencia y el funcionamiento de las medidas aplicadas, apta para presentarse ante la Agencia o ante un tribunal.

El Responsable puede encargar una auditoría documental a un tercero independiente, sujeto a confidencialidad y que no sea competidor de Zervia, con aviso de treinta días y a su costo. La auditoría no da acceso a infraestructura compartida con otros clientes, al código fuente ni a datos de otros responsables, y no se practica en dependencias de los subencargados.

Cláusula 15. Asistencia adicional

Evaluación de impacto (artículo 15 ter). Cuando el Responsable deba realizar una evaluación de impacto en protección de datos personales, Zervia le entrega, dentro de veinte días hábiles desde su solicitud escrita y sin costo, la información sobre flujos, categorías de datos, subencargados, transferencias internacionales y medidas de seguridad que dependa de la plataforma. La evaluación, su resultado y la eventual consulta a la Agencia son de cargo del Responsable.

Decisiones automatizadas (artículo 8 bis). Las funciones de asistencia con inteligencia artificial producen sugerencias no vinculantes dirigidas al personal del Responsable. El copiloto puede además preparar tres acciones (registrar un abono, un recordatorio de cobro por WhatsApp o el aviso de equipo listo), que sólo se ejecutan si el usuario las confirma una por una; ninguna función de inteligencia artificial registra operaciones ni envía mensajes por sí sola, y los mensajes de WhatsApp que redacta se abren en el WhatsApp del Responsable para que su personal los envíe. La decisión final es siempre humana y de su cargo. Si el Responsable adoptara, con apoyo de la plataforma, decisiones basadas en el tratamiento automatizado de datos personales, incluida la elaboración de perfiles, que produzcan efectos jurídicos en el titular o le afecten significativamente, será de su cargo el cumplimiento del artículo 8 bis: el derecho del titular a oponerse y a no ser objeto de esas decisiones, salvo las excepciones legales, y, en todo caso, las medidas que aseguren su derecho a la información y transparencia, a obtener una explicación, a la intervención humana, a expresar su punto de vista y a solicitar la revisión de la decisión, además de la evaluación de impacto que corresponda (artículo 15 ter).

Requerimientos de autoridad chilena. Si Zervia recibe de una autoridad chilena —judicial, administrativa, el Ministerio Público, el Servicio de Impuestos Internos o la Agencia— un requerimiento de entrega de datos tratados por cuenta del Responsable, se lo informa por escrito dentro de las 48 horas siguientes, salvo prohibición legal expresa, entrega únicamente lo estrictamente requerido y no se opone a que el Responsable ejerza los recursos que procedan.

Cláusula 16. Responsabilidad e indemnidad

La responsabilidad de Zervia frente al Responsable por el incumplimiento de este Acuerdo no excede, en total por todas las reclamaciones, del monto de las tarifas efectivamente pagadas por el Responsable en los doce meses anteriores al primer hecho que las motiva, y no comprende el lucro cesante ni los daños indirectos. Esta limitación no se aplica en caso de dolo o culpa grave de Zervia, ni a la responsabilidad solidaria del artículo 15 bis por los encargos delegados en cuanto la ley no permita limitarla, y no afecta la responsabilidad de Zervia frente a los titulares. En esta materia, esta Cláusula prevalece sobre la sección 8 de los Términos y Condiciones (Cláusula 13).

El Responsable mantiene indemne a Zervia de toda multa, indemnización, costa o gasto que ésta deba soportar como consecuencia de: la falta de base de licitud o de información a los titulares que sea de su cargo; el ingreso de datos identificatorios o sensibles en los campos de texto libre en contravención a la Cláusula 4; instrucciones suyas contrarias a la ley; y el uso de su propio canal de WhatsApp. Esta indemnidad no comprende los incumplimientos imputables a Zervia ni la ejecución por Zervia de una instrucción que sabía ilícita, y se aplica sólo en la medida permitida por la ley.

Zervia mantiene indemne al Responsable de las multas que la Agencia le aplique y que sean directa y exclusivamente imputables a un incumplimiento de Zervia de las Cláusulas 3, 6, 7 u 8, con el límite del párrafo primero.

Cláusula 17. Proporcionalidad y cesión

Proporcionalidad (artículos 14 septies y 15 bis, inciso cuarto). Zervia declara que, a la fecha de esta versión, es una microempresa según las categorías del artículo segundo de la Ley N.º 20.416, calificación que depende de sus ingresos anuales del último año calendario y cuyo cambio informará al Responsable. Los estándares o condiciones mínimas de seguridad exigibles a Zervia como encargado se determinan considerando el tipo de dato, su calidad de persona jurídica, el tamaño de la empresa según esas categorías, la actividad que desarrolla y el volumen, naturaleza y finalidades de los datos que trata, conforme a las instrucciones generales que dicte la Agencia. Las medidas de la Cláusula 7 se complementarán con las que esas instrucciones exijan, sin disminuir el nivel de protección comprometido en este Acuerdo.

Cesión y cambio de control. El Responsable no puede ceder este Acuerdo sin autorización escrita de Zervia. Zervia puede cederlo a una sociedad continuadora, a la absorbente en una fusión o al adquirente de la totalidad de su negocio, informando al Responsable con treinta días de anticipación, y le comunicará también todo cambio en las personas que controlan Zervia SpA. En ambos casos, el Responsable puede terminar el contrato de servicio dentro de los treinta días siguientes a la comunicación, con devolución de la proporción no consumida de la licencia. La sustitución de subencargados se rige por la Cláusula 6.

ANEXO I. Garantías de Zervia para la transferencia internacional de datos (complementarias a los instrumentos del artículo 27, letra b)

Estas garantías forman parte del Acuerdo y se aplican a toda transferencia de datos personales tratados por cuenta del Responsable hacia los subencargados de la Cláusula 6 ubicados fuera de Chile (los «Importadores»). Zervia actúa como exportador y se obliga frente al Responsable y frente a los titulares en los términos siguientes.

1. Objeto y alcance. La transferencia se limita a los datos, finalidades y subencargados de las Cláusulas 2 y 6. Zervia no transfiere datos tratados por cuenta del Responsable a destinos distintos de los Importadores allí listados. Las herramientas del navegador señaladas en la Cláusula 6 (WhatsApp del propio Responsable y reconocimiento de voz del navegador) no son transferencias efectuadas por Zervia y quedan fuera de este Anexo.
2. Garantías del exportador. Zervia contrata a cada Importador bajo los términos de tratamiento de datos de la Cláusula 6, con las salvedades allí señaladas; revisa esos términos al menos una vez al año y cada vez que el Importador los modifique, y mantiene para ello las suscripciones a los avisos de cambios de subencargados que cada Importador ofrece; y si un cambio reduce la protección de los datos, lo informa al Responsable y lo refleja en una versión nueva de este Acuerdo, o sustituye al Importador conforme a la Cláusula 6.
3. Principios y derechos equivalentes. Los datos transferidos siguen sujetos a los principios de licitud y lealtad, finalidad, proporcionalidad, calidad, responsabilidad, seguridad, transparencia e información y confidencialidad de la Ley N.º 19.628 (artículo 3), y los titulares conservan íntegros los derechos de la Cláusula 5 respecto de ellos, con independencia del lugar donde se traten.
4. Derechos exigibles de los titulares (tercero beneficiario). El titular cuyos datos se transfieren puede exigir a Zervia, directamente y en Chile: (a) que suprima o rectifique sus datos en poder de los Importadores cuando el Responsable lo haya resuelto conforme a la Cláusula 5 o la ley lo ordene; en las copias de respaldo, los datos se eliminan con la expiración de cada copia conforme a la Cláusula 8; y (b) que le informe qué Importadores tratan sus datos, en qué país y bajo qué instrumentos, y le entregue copia de este Anexo. El titular dirige estas solicitudes a contacto@zervia.cl; Zervia las atiende dentro de diez días hábiles e informa de ellas al Responsable. Lo anterior es sin perjuicio de las acciones que la ley le otorga contra el Responsable. Las acciones indemnizatorias se rigen por las reglas generales y por el artículo 15 bis, sin que este Anexo amplíe la responsabilidad legal de Zervia. La ubicación del Importador fuera de Chile no altera las obligaciones que Zervia asume en este Anexo. Cuando los términos de un Importador otorguen además a los titulares derechos directos frente a él (Cláusula 6), esos derechos se suman a los de este Anexo.
5. Acceso de autoridades extranjeras. Los términos de los Importadores regulan de distinta forma las órdenes de una autoridad de su país para entregar datos transferidos: algunos prevén informar al cliente salvo prohibición legal y, en menos casos, impugnar la orden o entregar sólo lo estrictamente ordenado; otros no regulan la materia. Zervia informará al Responsable de toda solicitud de la que tome conocimiento y, en lo que de ella dependa, se opondrá a que se entregue más de lo estrictamente ordenado.
6. Cambios legales en el país de destino. Si una ley o práctica del país del Importador impide cumplir estas garantías, Zervia suspenderá la transferencia a ese Importador y lo sustituirá conforme a la Cláusula 6, o terminará el servicio afectado, informando al Responsable.
7. Transparencia y acreditación. Los instrumentos del artículo 27, letra b), son los términos de tratamiento de cada Importador (Cláusula 6), que este Anexo complementa y no sustituye. Zervia entrega al Responsable, a su solicitud y dentro de diez días hábiles, copia vigente de esos instrumentos y el expediente de transferencia internacional de la Cláusula 6, y lo asiste sin costo ante un requerimiento de la Agencia. Si la Agencia estimare que los instrumentos de un Importador no otorgan garantías adecuadas, Zervia los adecuará o sustituirá al Importador conforme a la Cláusula 6, a su costo.
8. Responsabilidad. Zervia responde solidariamente por los encargos delegados a los Importadores en los términos del artículo 15 bis. Frente al Responsable se aplica la Cláusula 16; frente a los titulares, este Anexo no limita ni amplía la responsabilidad que la ley impone a Zervia.
9. Ley y foro. Este Anexo se rige por la ley chilena. El titular puede ejercer las acciones de este Anexo ante el tribunal competente de su propio domicilio en Chile o del domicilio de Zervia, a su elección; la Cláusula 11 no le es oponible.
10. Adecuación futura. Cuando la Agencia publique modelos tipo de cláusulas o declare países con nivel adecuado, Zervia adecuará este Anexo y el texto del Anexo II en una versión nueva del Acuerdo.

ANEXO II. Texto que el Responsable puede incorporar a su política de privacidad (artículo 14 ter)

El artículo 14 ter obliga al Responsable a mantener a disposición del público, en su sitio web o en un medio equivalente, la información de sus letras a) a l). El texto siguiente cubre lo que depende de Zervia: el encargo a Zervia y los proveedores de ésta que reciben los datos (letra d), las transferencias internacionales (letra h) y los derechos del titular (letras f y g). El Responsable debe completarlo con las menciones de las letras a), b), c), e), i), j), k) y l) y con los demás elementos de la letra d) (categorías de datos, universo de titulares, los demás destinatarios a los que comunique o ceda los datos, finalidades y base de licitud de sus tratamientos y, si ésta es el interés legítimo, cuál es), y completar los corchetes.

Mientras no entre en vigencia la Ley N.º 21.719, las tres últimas oraciones del texto se reemplazan por éstas: «Puede pedir acceso, rectificación, supresión, oposición, portabilidad y bloqueo de sus datos escribiendo a [CORREO O WHATSAPP DEL NEGOCIO]; respondemos dentro de 2 días hábiles. Si no respondemos en ese plazo o rechazamos su solicitud, puede recurrir al juez de letras en lo civil de nuestro domicilio.» La frase entre corchetes sobre el dictado por voz se incluye sólo si el negocio usa esa función. De las dos frases entre corchetes sobre los documentos tributarios se incluye una sola: la de Haulmer si el negocio emite con Haulmer, o la del sistema de Zervia si emite con el sistema de facturación propio de Zervia; ninguna, si no emite documentos tributarios electrónicos con Zervia.

ANEXO III. Mapa de cada cláusula a la ley y a la pieza del sistema que la sostiene

Qué artículo de la ley responde cada cláusula y qué parte del sistema la sustenta. Verificado en producción a la fecha de publicación de esta versión.

Última actualización: 27 de octubre de 2026